Još 1922. godine Emily Post je napisala da je ostavljanje ugodnog i prijateljskog dojma ne samo znak dobrih manira, nego i preduvjet postizanja dobrih poslovnih rezultata. Otada se suštinski ništa nije promijenilo. Dokazuje to i drugo izdanje knjige „The Etiquette Advantage In Business“ (izdavač: Harper Resource) s podnaslovom „Osobne vještine za profesionalni uspjeh“, koje su ove godine izdali Peggy i Peter Post, unuk najslavnije američke autorice raznovrsnih bontona i njegova supruga.
Prolazeći kroz sve važne segmente poslovanja, od dobivanja posla do poslovnog odijevanja, od odnosa s kolegama do flerta na poslu, pametnog rukovođenja i uređenja poslovnog prostora, na 400-tinjak stranica pokazuju kako i koliko pristojno ponašanje pridonosi poslovnom uspjehu. Tri nadopune u ovom izdanju su poglavlja koja se bave etikom, ponašanjem za stolom i elektroničkim komuniciranjem, a kako u vezi s potonjim mnogi imaju nedoumice, donosimo koristan poslovni bonton za elektroničko dopisivanje.
Na početku valja reći da se bonton u elektroničkoj komunikaciji neprestano razvija, a koliko je važan dokazuje i to što je prozvan „netiquette“ ili internetski bonton. Ipak, osnovna se pravila nikad ne mijenjaju, tim više jer je u vođenju posla komunikacija e-mailom često efikasnija od „papirne“, a uvelike i štedi vrijeme. Zato svaki pametan poslodavac i savjestan zaposlenik znaju da elektronička pošta eliminira gomilanje dokumentacije na papiru, olakšava razmjenu kompjutorskih podataka, zaposlenicima i vanjskim suradnicima omogućuje suradnju na projektima i kada su prostorno udaljeni, te značajno ubrzava kolanje podataka između odjela i ubrzava procese odobravanja i potpisivanja.
No, upravo zato što je toliko jednostavno, komuniciranje e-poštom lako se može zloupotrijebiti, osobito kod onih koji dopuštaju da im se sandučić (mailbox) svakodnevno puni besmislenim, nekorisnim i nevažnim podacima. Tako zanemaruju opasnost da neki, nenamjerno ili namjerno poslani e-mailovi mogu naškoditi kako njima, tako i njihovoj tvrtki jer mogu nestati intelektualna dobra, poslovni ugled ili projekti i tajne, može doći do materijalnih ili nematerijalnih gubitaka, pa čak i do seksualnog uznemiravanja.
PRISTOJNO I OPREZNO
Postoje tri važna razloga zbog kojih treba paziti kakav je sadržaj elektroničke pošte, kao i komu se šalje. Prvi razlog je profesionalizam jer korištenje određenog jezika i načina izražavanja može znatno (povoljno ili nepovoljno) utjecati na imidž tvrtke. Drugi je djelotvornost jer pravilno i jasno napisane poruke unapređuju i ubrzavaju poslovanje, a treći razlog je pravna zaštita jer onaj tko je svjestan svih opasnosti e-pošte i izbjegava ih, značajno će zaštititi tvrtku u kojoj radi.
Razumljivo, internet mora uvijek biti dostupan zaposlenicima da bi im informacije, dokumenti i sve ostalo što je potrebno za posao bili brzo i neprestano pri ruci. No, internet je mnogo više od alata. Na njemu se nalazi i bezbroj drugih sadržaja, osobito igara, izvještaja (sportskih, burzovnih i sl. ), vijesti i tračeva, recepata, kataloga, glazbe, filmova, društvenih mreža… Problem nastaje kada zaposlenici više borave na internetu radi svega ostalog, a najmanje radi posla. I to ne samo zbog njihove upitne produktivnosti nego i zbog sadržaja koje mogu unijeti u računalni sustav upravo putem elektroničke pošte.
Nažalost, pored svih koristi koje nam je donijela kompjutorska tehnologija, internet i dalje ima i svoju tamnu stranu pa je sigurnost od najvećeg značenja. Virusi su postali pametniji i prodorniji te bez ugrađenog programa za zaštitu najbolje je i ne odlaziti na internet. Naš profesionalni mir je u rukama računalnih stručnjaka, ali nakon što u računalo ugradimo dobar zaštitni program, neke će stvari i dalje ovisiti samo o našem ponašanju. Primjerice, to da nikad ne otvaramo sumnjivu i nepoznatu e-poštu koja može kriti zamku, tj. viruse. Nadalje, nikad ne treba otvarati privitke, čak niti od poznatih osoba, osim onda kad znamo što nam šalju. Razuman treba biti i u korištenju privitaka koje nam šalju kolege pa učini li vam se koji sumnjivim, radije kolegu pitajte što vam točno šalje da svoje računalo ili čak server ne biste izložili opasnosti.
izvor: Aktual